Vor kurzem schnappte ich beiläufig in einem Seminar folgende pauschale Aussage auf:
„Teilen Sie Ihren Kunden/Kollegen/Mitarbeitern doch einfach mit, dass sie E-Mails nur zu einem festen Zeitpunkt lesen. Beispielsweise um 13:00 Uhr. Sie werden dadurch entspannter arbeiten und nicht mehr so getrieben sein. Ihr Arbeitsalltag wird viel strukturierter.“
Wird dadurch wirklich alles besser? Ein möglicher Ansatz wäre das schon, da das zeitnahe Lesen von E-Mails stets die aktuelle Arbeit unterbricht. Aber sollte man das wirklich so pauschalisieren? Sicherlich nein. Wie aber unterscheiden Sie die wichtigen von unwichtigen E-Mails?
Verwenden Sie doch folgenden Ansatz, den ich selbst z. B. zur Trennung von privaten und beruflichen Nachrichten verwende – er lässt sich mit Sicherheit auch in größeren Strukturen umsetzen.
Lassen Sie sich von Ihrem Smartphone unterstützen (mein E-Mail-Programm auf meinem Rechner unterstütz solch ein Verhalten nicht):
Stellen Sie für jedes Konto (E-Mail, SMS usw.) einen eigenen Benachrichtigungston bzw. eine eigene -sequenz ein. 3 Summtöne bedeuten bei mir „E-Mail ans Büro“ (hat die höchste Priorität), 2 Summtöne bedeuten „eine Nicht-Büro-E-Mail“, 1 Summton benachrichtigt über den Eingang einer SMS. So kann ich besser entscheiden, wann ich reagieren und eine Nachricht ggf. sofort lesen sollte.
Doch wie sollten in einem Unternehmen überhaupt der E-Mail-Verkehr bzw. in groben Zügen die Kommunikation ablaufen? Mehr dazu in http://www.alexander-schindler.de/?p=216