Kurz zum Reflektieren – Benachrichtigung/Weiterleitung beim E-Mail-Empfang bei Abwesenheit

Ich beauftrage an einem Montag die Lieferung von Leerbehältern. Aus Erfahrung bitte ich gleich im ersten Satz nach der Ansprache um Rückmeldung, dass die E-Mail angekommen ist und der Auftrag bearbeitet wird. Eine Woche lang erhalte ich keine Rückmeldung – also rufe ich heute an. Schließlich könnte mein Ansprechpartner ja im Urlaub sein. Nein – er hatte eine Corona-Infektion.

Doch warum erhalte ich dann keine Abwesenheitsbenachrichtigung auf meine E-Mail und tappe im Dunkeln? Oder warum werden E-Mails dann nicht automatisch an eine Sammeladresse für die Abteilung weitergeleitet – denn diese kannte ich bisher nicht. Und sollte in solchen Fällen nicht bspw. die Personalabteilung solche Benachrichtigungen/Weiterleitungen einrichten können? Und wenn das alles nicht organisierbar ist: Ruft man dann als Arbeitnehmer – wenn man es selbst nicht von zu Hause eintragen kann – nicht selbst im Unternehmen an und bittet um Einrichtung einer Meldung bzw. Weiterleitung? Schließlich stößt man sonst seinen Partnern vor den Kopf.

Vorteile durch den Einsatz von Notebooks/Laptops – und damit auch noch Geld sparen

Ich setze für meine Arbeit schon seit vielen Jahren ein Notebook ein. Oder besser gesagt ein Laptop, wenn man es mit den Begrifflichkeiten ganz genau nimmt. Hauptgrund ist natürlich die Möglichkeit der ortsunabhängigen Nutzung. Im Büro verwende ich ihn an einer Dockingstation mit Monitor, Tastatur und weiterem Zubehör. Zu Hause hingegen meist auf meinem Schoß.   „Vorteile durch den Einsatz von Notebooks/Laptops – und damit auch noch Geld sparen“ weiterlesen

Als Angesteller die digitalen Arbeitsmittel selber kaufen?

Als ich noch im Angestelltenverhältnis gearbeitet habe, habe ich bereits nach kurzer Zeit meine Arbeitsmittel selbst mitgebracht. Meine Chefs kamen mir zwar bei etlichen Dingen entgegen, sträubten sich bei anderen jedoch. Von meinen Kollegen wurde ich ganz verwundert gefragt, wie ich denn darauf käme, mein Material selbst mitzubringen.   „Als Angesteller die digitalen Arbeitsmittel selber kaufen?“ weiterlesen

Der Umgang mit der E-Mail-Flut

Vor kurzem schnappte ich beiläufig in einem Seminar folgende pauschale Aussage auf:

„Teilen Sie Ihren Kunden/Kollegen/Mitarbeitern doch einfach mit, dass sie E-Mails nur zu einem festen Zeitpunkt lesen. Beispielsweise um 13:00 Uhr. Sie werden dadurch entspannter arbeiten und nicht mehr so getrieben sein. Ihr Arbeitsalltag wird viel strukturierter.“

Wird dadurch wirklich alles besser? Ein möglicher Ansatz wäre das schon, da das zeitnahe Lesen von E-Mails stets die aktuelle Arbeit unterbricht. Aber sollte man das wirklich so pauschalisieren? Sicherlich nein. Wie aber unterscheiden Sie die wichtigen von unwichtigen E-Mails?

Verwenden Sie doch folgenden Ansatz, den ich selbst z. B. zur Trennung von privaten und beruflichen Nachrichten verwende – er lässt sich mit Sicherheit auch in größeren Strukturen umsetzen.

Lassen Sie sich von Ihrem Smartphone unterstützen (mein E-Mail-Programm auf meinem Rechner unterstütz solch ein Verhalten nicht):

Stellen Sie für jedes Konto (E-Mail, SMS usw.) einen eigenen Benachrichtigungston bzw. eine eigene -sequenz ein. 3 Summtöne bedeuten bei mir „E-Mail ans Büro“ (hat die höchste Priorität), 2 Summtöne bedeuten „eine Nicht-Büro-E-Mail“, 1 Summton benachrichtigt über den Eingang einer SMS. So kann ich besser entscheiden, wann ich reagieren und eine Nachricht ggf. sofort lesen sollte.

Doch wie sollten in einem Unternehmen überhaupt der E-Mail-Verkehr bzw. in groben Zügen die Kommunikation ablaufen? Mehr dazu in http://www.alexander-schindler.de/?p=216