Eigentlich wollte ich meine Beiträgen über eine Vereinsverwaltung am Beispiel des Vereinsmeisters „strukturiert“ schreiben. Also erst noch was Allgemeines und dann konkreter werden – wie man das halt so macht. Aktuell fehlt mir jedoch die Zeit dazu, da es fast immer nicht bei wenigen Zeilen bleibt. Aber ich möchte wenigstens auf ein paar konkrete Punkte eingehen, die aktuell auch für andere wichtig sein könnten. Später vervollständige ich dann alles (hoffe ich jedenfalls).
Bedenken Sie bitte, dass alles, was Sie über die entsprechenden Vorgänge lesen werden, m. E. allgemein gilt und bestimmt nicht nur im Vereinsmeister so oder so ähnlich zu erfolgen hat. Sollten Sie also in Ihrer Infrastruktur Unterstützung dabei brauchen, können Sie sich gerne an mich wenden.
Bezahlung offener Forderungen per Überweisung anstelle per Lastschrift
Bei dem Verein, den ich aktuell unterstütze, wird die SEPA-Lastschrift noch nicht eingesetzt. Einerseits gab es im Verein für die Abwicklung noch gar keine Software. Andererseits waren die Bedenken groß, dass der Umgang mit Rücklastschriften und allem Folgenden größer ist, als Überweisungen/Kontoumsätze zu verbuchen und ggf. nochmal zu erinnern/zu mahnen. Also wurde weiterhin zusammen mit der in der Satzung verankerten, jährlichen Mitgliederzeitung eine nette Zahlungsaufforderung mit einem vorausgefüllten Überweisungträger verschickt.
Im Laufe der Jahre ist der Verein aber auf mehr als 6.000 Mitglieder angewachsen und beides gestaltet sich mittlerweile schwierig – also sowohl das Buchen von Kontoumsätzen aus Überweisungen aufgrund der Menge an Zahlungen wie auch der Wunsch, die Mitglieder zur SEPA-Lastschrift zu bewegen. Denn letzteres bedeutet: Alle Mitglieder anschreiben (bspw. per Mailing mit Antwortumschlag) und dann auch alle zurückgekommenen Mandate einpflegen. Also werden auch dieses Jahr erstmal weiterhin die Überweisungen gebucht.
Ich muss aber zugeben, dass ich mittlerweile nicht genau weiß, ob bei diesem Verein der Aufwand für den Umstieg auf die SEPA-Lastschrift tatsächlich Sinn machen würde (oder auch bei anderen Vereinen/Einrichtungen/…). Denn mit großer Sicherheit würden nicht alle Mitglieder darauf umsteigen wollen (man will ja niemanden zwingen) und es wird weiterhin Zahlungen per Überweisung oder in bar geben. Zudem entsteht der Buchungsaufwand nur zu einem bestimmten Zeitpunkt in geballter Form (Jahreswechsel, Beitragsmailing) und somit ist auch die Belastung der buchenden Person zeitlich überschaubar, bis sie sich wieder dem sonstigen Tagesgeschäft widmen kann.
Buchen von Zahlungen aus Überweisungen
Wenn auch bei Ihnen Zahlungen per Überweisung eingehen, benötigen Sie eine Software, mit der Sie solch eine Menge an Zahlungseingängen bequem verarbeiten können. Automatisiert ist das aber kaum fehlerfrei möglich. Gut wäre auch, wenn die Software eine Art FIBU (Finanzbuchhaltung) enthält – auch wenn nicht jeder Verein verpflichtet ist, Buch zu führen. Ab einer gewissen Größe/Mitgliederanzahl sollte man sich m. E. aber schon dafür entscheiden, da es die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt erleichtert.
Dies war auch wieder ein Punkt für den Vereinsmeister, da er in der Professional-Version solch ein FIBU-Modul enthält und man somit quasi eine vorbereitende Buchhaltung machen kann. Alle Zahlungen (per Überweisung – aber auch bar) werden dabei zum Mitglied und gleichzeitig direkt in der FIBU auf die zugeordneten Konten gebucht. (Eventuell gehe ich später in einem separaten Beitrag etwas näher auf das FIBU-Modul ein.)
Im Vereinsmeister ist das Buchen von Zahlungen über die FIBU (bzw. das „einfache“ Zuordnen der Zahlungen zu OP der Mitglieder ohne FIBU) recht komfortabel gelöst. Die Zahlungen werden über eine „Dialogbuchung“ erfasst, wobei man bei Barzahlungen etwas mehr tippen muss. Bei Überweisungen kann bzw. sollte man über die Liste der Kontoumsätze arbeiten und erhält noch mehr Komfort.
- Man ruft über den vorher erstellten Bankzugang die aktuellen Kontoumsätze ab. Man ruft die Detailansicht eines Umsatzes auf und kann dann eine einfache Buchung oder eine Splitbuchung auswählen.
- Im folgenden Dialog sind dann für eine einfache Buchung das Finanzkonto (die Bank), das Datum der Zahlung und der Zahlbetrag schon voreingetragen. Es muss noch der OP zur Zahlung bestimmt werden (oder es wird ohne gebucht), das Gegenkonto wird eingetragen sowie die Belegnummer und der Buchungstext. Zudem können noch weitere Angaben gemacht werden (Kostenstelle, Mwst.-Schlüssel).
- Bei einer Splitbuchung ist obiges auch schon voreingetragen. Man muss dann nur noch die passenden OP’s zuordnen.
Sollten Sie die Professional-Version des Vereinsmeister nutzen, erfahren Sie unter bestimmten Bedingungen „noch mehr Komfort“, wenn die Buchung gespeichert wird:
Eine bereits gebuchte Zahlung kann vom System in der Kontoumsatz-Liste farblich als erledigt markiert werden, so dass man sofort sieht, welche Zahlung noch nicht gebucht wurde – wofür es im Alltag tatsächlich unterschiedliche Gründe geben kann. Das klappt grundsätzlich aber nur, wenn Sie einerseits über die Kontoumsatzliste gehen und dann auch tatsächlich „Buchen“. Wenn Sie hingegen „nur OP-Ausgleich“ wählen, wird zumindest in der aktuell vom Verein verwendeten Programmversion keine Markierung gesetzt.
Hinweis: Überlegen Sie sich alleine schon aus diesem Grund, beim Vereinsmeister in die nicht so viel teurere Professional-Version zu investieren. Wobei es dafür noch viel mehr Gründe gibt.
Effizient buchen = Handwerkszeug nutzen
Mitglieder zahlen meist, wann sie wollen. In der Vereinssatzung wurde festgelegt, dass die Zahlung zum Folgejahr zu erfolgen hat – doch daran erinnern sich die wenigsten. Alle Beiträge müssten deshalb bereits im Oktober/November des alten Jahres für das neue Jahr berechnet werden – finde ich schon aus Gründen der Übersicht sehr ungünstig. Besser finde ich es, wenn die gesamte Abrechnung erst nach einem Jahresabschluss gemacht wird. Leider wird sich an dieser Vorgabe nichts ändern, da eine Satzungsänderung nur über eine Mitgliederversammlung möglich ist – und machen Sie das mal bei einem Verein mit so vielen Mitgliedern. In der Satzung steht leider auch nicht, das die Versammlung online als Videokonferenz abgehalten werden kann – ist aber auch nicht zu ändern, da dafür eine Versammlung einberufen werden müsste. Katze – Schwanz.
Deshalb: Halten Sie sich gerade das Thema „Zahlungen“ in Ihrer Vereinssatzung möglichst offen, indem sie die Formulierung in eine gesonderte Anlage „auslagern“. Diese können Sie später auch ohne Änderung der Satzung anpassen.
Mehrere tausend Zahlungseingänge, die zeitlich ziemlich „konzentriert“ nach dem Beitrags- oder Mahnungsmailing eingehen bzw. zu Beginn des Folgemonats, wenn bei den Mitgliedern „wieder Geld auf dem Konto ist“, müssen letztlich möglichst effizient, da zeitnah, gebucht werden. Effizient heißt schnell und gleichzeitig auch fehlerfrei. Und mit möglichst wenig Belastung für die damit betraute Person.
Im Vereinsmeister ist das an vielen Stellen zeimlich gut gelöst. Stichworte sind hierbei eine Einstellung, die Dialogfenster wieder an letzter Position öffnet und die Reihenfolge, in der Steuerelemente mit der Tabulator-Taste angesteuert werden können. Im ersten Fall können Sie einen Dialog so über einem anderen positionieren, dass im untenliegenden Dialog Informationen lesbar bleiben, die im oberen nicht mehr vorhanden sind. Und sie können bspw. die Maus (bzw. eigentlich den Mauszeiger) auf einem bestimmten Steuerelement „liegen lassen“ und müssen sie dann nicht mehr dahin bewegen, da das Steuerelement im neu geöffneten Dialog immer an dieser Stelle ist. Das bringt aber nur was, wenn Sie hauptsächlich mit der Tastatur und dann auch mit der erwähnten Tabulator-Taste für den Steuerelement-Wechsel arbeiten.
- Natürlich können Sie für alles die Maus nutzen. Das klappt und geht in machen Fällen auch nicht anders – aber Sie sind damit weit entfernt von effizient.
- Überlegen Sie sich auch, was Sie wann buchen. Buchen Sie bspw. zuerst die Sonderfälle (Splitbuchungen, vom Standardbeitrag abweichende Beträge), wo Sie eh viel die Maus benötigen. Und danach können Sie sich um den großen Haufen der einfachen Buchungen/Standardbuchungen (bspw. nur Beitrag) zu kümmern. Für letzteres ist zudem etwas weniger Konzentration nötig und Sie können in einem Dialog bleiben.
- Es gibt zusätzliche Hardware, die man für bestimmte Vorgänge (Tastenanschläge, Makros) unabhängig von der bereits verwendeten Maus oder Tastatur nutzen kann.
Melden Sie sich bei mir, wenn Sie Optimierungsbedarf bei sich und ggf. in Ihrer Nicht-Vereinsmeister-Software sehen. Bei sowas kann ich sicherlich auch bei anderer Software helfen.
Ergänzen der fehlenden IBAN
Bei solch einem Buchungsvorgang versuchen Sie ja ganz allgemein, die Zahlung dem zugehörigen Mitglied zuzuordnen. Oder anders gesagt: Sie versuchen, zur Zahlung den passenden OP (und damit das Mitglied) zu finden. Dafür orientieren Sie sich am Verwendungszweck der Überweisung. Das ist manchmal aber nicht ganz einfach, da ziemlich viele Menschen beim Ausfüllen des Verwendungszwecks einer Überweisung sehr kreativ sein können und sich auch nicht gerne an Vorgaben halten, die bspw. über einen vorausgefüllten Überweisungsträger aus dem Mailing gemacht werden, weil sie letztlich das Online-Banking nutzen. Zudem überweisen oftmals auch andere als das eigentliche Mitglied.
Übrigens: Hier hat die Lastschrift ganz klar Ihren großen Vorteil. Das, was im Verwendungszwecks eingetragen ist, kommt so auch zurück und steht dann im Buchungstext der Zahlung.
Bei dieser Zuordnung unterstützt Sie der Vereinsmeister natürlich – wie hoffentlich auch jede andere (Vereins)-Software: Er sucht den passenden OP in der Liste der Offenen Posten über die IBAN und den Zahlbetrag. Findet er ihn, trägt er ihn als Vorschlag ein – mit einem Auge prüfen sollten Sie natürlich trotzdem. In der aktuellen Programmversion analysiert er zusätzlich auch den Verwendungszweck nach der Mitglieds- und ggf. Belegnummer. Was aber dann nicht klappen kann, wenn das Mitglied die Information nicht einträgt.
Doch was, wenn die IBAN zum Mitglied bisher nie erfasst wurde? Und sie auch bei Neueintritten (noch) nicht vorab abgefragt wird? Dann würde der OP nicht so einfach gefunden und vorgeschlagen werden können und er müsste manuell gesucht werden (per Mitgliedsnummer oder Mitgliedsname).
Doch wie Sie soll die fehlende IBAN beim Mitglied angetragen werden? Ihre Mitarbeiter werden sich bedanken, wenn sie das beim Buchen machen sollen und dafür vom Buchungsvorgang ständig zum Mitgliederdialog wechseln müssten. Ich kann dieses Problem lösen, indem ich mir die Kontoumsätze hole und mit meinen Datenwerkzeugen automatisiert die Verwendungszwecke der Kontoumsätze analysiere. Finde ich darin eine Mitgliedsnummer, trage ich diese zusammen mit der IBAN in eine Liste ein. Für Mitglieder, denen bisher noch keine IBAN zugeordnet ist, führe ich einen Datenimport in den Vereinsmeister durch.
Solch einen Import habe ich für den Verein initial nach der Übernahme der Daten in den Vereinsmeister anhand der Überweisungen aus dem Vorjahr gemacht. Und da diese Zuordnung jedoch nicht für alle Mitglieder erfolgreich war (auch, weil manche damals bspw. bar gezahlt haben) und weil auch neue Mitglieder eintreten, mache ich das aktuell auch vor jedem neuen Buchungsdurchlauf in Verbindung mit dem aktuellen Beitragsmailing.
Melden Sie sich gerne bei mir, wenn Sie dieses Problem auch haben. Egal, welche Software Sie letztlich einsetzen – das Prinzip ist für mich das gleiche.