Autor: Alexander Schindler

Externe und interne E-Mail-Kommunikation

Per E-Mail wird nicht nur mit der Aussenwelt kommuniziert – sehr oft dient sie auch zur Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Leider läuft all das in vielen Unternehmen noch immer ziemlich unstrukturiert ab und erschwert letztlich den Umgang mit der E-Mail-Flut.

Beherzigen Sie dazu folgenden Ansatz:

Verwenden Sie unterschiedliche E-Mail-Adressen oder sogar E-Mail-Konten für die externe und die interne Kommunikation. Neben einer besseren Strukturierung haben Sie auch mehr Kontrolle über die Größe Ihres Postfaches.

Haben Sie Fragen, benötigen Sie Hilfe? Ich unterstütze Sie gerne. Alles Weitere unter blog@it-schindler.de

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Der Umgang mit der E-Mail-Flut

Vor kurzem schnappte ich beiläufig in einem Seminar folgende pauschale Aussage auf:

„Teilen Sie Ihren Kunden/Kollegen/Mitarbeitern doch einfach mit, dass sie E-Mails nur zu einem festen Zeitpunkt lesen. Beispielsweise um 13:00 Uhr. Sie werden dadurch entspannter arbeiten und nicht mehr so getrieben sein. Ihr Arbeitsalltag wird viel strukturierter.“

Wird dadurch wirklich alles besser? Ein möglicher Ansatz wäre das schon, da das zeitnahe Lesen von E-Mails stets die aktuelle Arbeit unterbricht. Aber sollte man das wirklich so pauschalisieren? Sicherlich nein. Wie aber unterscheiden Sie die wichtigen von unwichtigen E-Mails?

Verwenden Sie doch folgenden Ansatz, den ich selbst z. B. zur Trennung von privaten und beruflichen Nachrichten verwende – er lässt sich mit Sicherheit auch in größeren Strukturen umsetzen.

Lassen Sie sich von Ihrem Smartphone unterstützen (mein E-Mail-Programm auf meinem Rechner unterstütz solch ein Verhalten nicht):

Stellen Sie für jedes Konto (E-Mail, SMS usw.) einen eigenen Benachrichtigungston bzw. eine eigene -sequenz ein. 3 Summtöne bedeuten bei mir „E-Mail ans Büro“ (hat die höchste Priorität), 2 Summtöne bedeuten „eine Nicht-Büro-E-Mail“, 1 Summton benachrichtigt über den Eingang einer SMS. So kann ich besser entscheiden, wann ich reagieren und eine Nachricht ggf. sofort lesen sollte.

Doch wie sollten in einem Unternehmen überhaupt der E-Mail-Verkehr bzw. in groben Zügen die Kommunikation ablaufen? Mehr dazu in http://www.alexander-schindler.de/?p=216

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Wie Du mir so ich Dir

Unter Berücksichtigung meiner ersten Anmerkung zum zwischenmenschlichen Umgang kann dies grundsätzlich positiv sein. Denn aus dem netten Umgang des einen resultiert auch der des anderen.

Gleichzeitig jedoch ist es nicht verwerflich, seinem Gegenüber in derselben schlechten Umgangsform zu antworten – wenn die Situation es erfordet. Solange man dies mit sich selbst vereinbaren kann.

Aber man sollte nie derjenige sein, der mit schlechten Umgangsformen startet.

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Ich sollte Dir so wie ich möchte dass Du mir

Oder anders formuliert:

  • Behandle mich so, wie Du auch von mir behandelt werden willst.
  • Ich sollte Dich so behandeln, wie ich auch von Dir behandelt werden möchte.

Halten wir uns alle daran, wird uns unser gemeinsamer Umgang viel Freude bereiten. Zum Glück musste ich in meinem beruflichen Alltag noch nie ein Gegenüber darauf hinweisen – aber ich kenne es auch anders.

 

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Neue Erkentnisse zum Thema SSL-Zertifikate für Websites von Freiberuflern

Die letzten Tage haben mal wieder ein paar – dankenderweise abschließende – Erkenntnisse über SSL-Zertifikate für Webauftritte von Freiberuflern zu Tage gefördert.

  • Ein Freiberufler kann immer noch nur domainvalidierte Zertifikate bestellen. Daran hat sich also auch weiterhin nichts geändert.
  • Bei einem Standard-Hosting (Strato, Hosteurope usw. mit einem Apache) ist eine feste IP für domainvalidierte Zertifikate nicht unbedingt nötig. Die Vorteile einer festen IP stecken dabei woanders.
  • Sollten Sie eine oder mehrere Domains für sich verwenden: Kaufen Sie sich die Domain (.de ca. 10 EUR/Jahr) und dazu ein einfaches domainvalidiertes Einzel-Zertifikat (ca. 15 EUR/Jahr). Macht z. B. für 3 Zertifikate unabhängig von den Domainkosten (sind ja wenn dann über das Hosting zu zahlen) ca. 45 EUR.
  • Das spricht für das Einzelzertifikat und gegen ein Multidomain-Zertifikate: Ein preisgünstiges MD-Zertifikat für 3 Domains inklusive kostet ab 89 EUR/Jahr. Kann aber je nach Hoster notwendig sein (z. B. bei Alfahosting), da nicht jeder Hoster mehrere Zertifikate je Account ermöglicht (es geht bei Hosteurope).
  • Und auch gegen Wildcard-Zertifikate für ab 169 EUR/Jahr. Außer Sie wollen ziemlich viele Inklusiv-Subdomains Ihres Hostingpaketes nutzen. Schließlich entfallen da die Domainkosten.

Ein Zertifikat für eine Domain würde ich wahrscheinlich direkt über den Hoster kaufen. Diese sind dort jedoch teurer als bei Zertifikatanbietern wie z. B. PSW und bei mehr als einem Zertifikat macht ein Kauf eher beim Zertifikatanbieter Sinn. Wobei man sich dort wieder selbst mit Unterstützung um die Einbindung kümmern muss.

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Probleme bei der Synchronisierung von Kontakten und Kalender zwischen Blackberry und PC

Ein Grund, mein Blackberry Q10 zu kaufen, war damals neben der bequemen Tastatur für meine großen Hände auch die Möglichkeit, das Kontaktbuch und den Kalender mit Microsoft Outlook bidirektional zu synchronisieren. War damals einzigartig in Hinblick auf die Android-Fraktion und ist es – glaube ich – bis heute auch noch. Dies betraf/betrifft alle Smartphones mit BB10-Betriebssystem und gewissem Updatestand. Bei mir ist zudem ein Outlook 2010 im Einsatz (musste es glaube ich auch [mindestens] sein).

Am Anfang war auch alles gut. Doch dann wollte ich mich eines Tages vergewissern, welche Einstellungen ich für die Synchronisation gemacht hatte und klickte auf „Konfigurieren“ – Absturz. Immer wieder. Die Synchronisation selbst hat auch zu diesem Zeitpunkt anstandslos geklappt – nur mit den falschen Einstellungen, wie ich nach dem Zurücksetzen leidvoll erfahren musste.

Hier nun die Lösung, falls es auch bei Ihnen so ist:

BlackBerry Link kommt bei der Konfiguration der Synchronisation nicht mit IMAP-Konten zurecht! Legen Sie in der Systemsteuerung von Windows über „E-Mail 32“ für Outlook ein neues Profil an, indem Sie Ihr bestehendes einfach kopieren (es werden ja nur die Einstellungen kopiert) und z. B. „BBSync“ nennen. Und wählen erstmal aus, dass Sie beim Start von Outlook das Profil auswählen wollen. Starten Sie Outlook, wählen das neue Profil aus und löschen Sie einfach alle enthaltenen E-Mail-Konten über die Kontoeinstellungen. Keinesfalls die Datendateien usw. – nur die E-Mail-Konten aus dem 1. Reiter. Outlook schließen, ruhig in der Systemsteuerung auswählen, dass Sie wieder immer mit dem alten Profil starten wollen. Und nun setzen Sie im Blackberry Link die Einstellungen zurück und konfigurieren neu. Sie werden gefragt, mit welchem Konto die Synchronisation erfolgen kann und Sie wählen natürlich „BBSync“ aus. Stellen Sie alles ein und die Welt ist wieder in Ordnung. Dadurch dass Sie in Ihrem Hauptprofil in Outlook denselben Kalender/die selben Kontakte bearbeiten wie im nicht weiter benutzten „BBSync“-Profil, ist auch dort immer alles aktuell.

Ich möchte diese Funktionalität nicht mehr missen! Leider lässt sich kein Q10 mehr neu kaufen – mal sehen, wo ich ein Ersatzgerät herbekomme.

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Ein qualifiziertes Zertifikat zur Signierung von PDF-Dateien – Update

Es war schön, ein erschwingliches Zertifikat für die Signierung von PDF-Dateien zu haben. Doch damit ist im Januar 2018. Der Zertifizierer kann/darf keine entsprechenden Zertifikate mehr anbieten. Der  aktuelle Einstiegspreis für 1 Jahr bei anderen Anbietern liegt bei 399,00 EUR – ich hatte damals 49,00 EUR bezahlt.

Das heißt: Bis auf weiteres keine zertifizierten PDF-Dateien mehr von mir.

ursprünglicher Beitrag: http://www.alexander-schindler.de/?p=123

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Ein qualifiziertes Zertifikat zur Signierung von PDF-Dateien

Eines meiner Ziele ist ein möglichst papierloses Büro. Schließlich erfolgt der Großteil der heutigen Kommunikation über das Internet und nicht mehr per alt bewährter Post. Dokumente werden einfach als PDF-Datei an eine E-Mail gehängt und liegen bereits digital vor.

So auch das Angebot, welches mir ein IT-Systemhaus zur Bestätigung schickte. „Bitte unterschrieben und unbedingt mit Ort und Datum zurück per Fax oder E-Mail“. Per Fax bedeutet ausdrucken, ausfüllen, faxen und archivieren. Da ich aber ein Online-Fax nutze, ist es gleichzusetzen mit dem E-Mail-Versand. Dann müßte es heißen: ausdrucken, unterschreiben oder ausfüllen, einscannen, mailen und den Ausdruck entsorgen – mit besten Grüßen an den Papierkorb im dann papierlosen Büro. Bekloppt!

Oder im PDF-Dokument unterschreiben – dann viel Spaß mit dem Stiftwerkzeug. Und selbst wenn Sie eine Unterschrift eingescannt haben, müßten Sie noch Datum und Ort reinschreiben. Ob das alles im Falle aber wirklich rechtssicher ist? Also wäre doch die Signierung eines PDF-Dokumentes der passende Weg. Nichts muß ausgedruckt oder gescannt werden – alles bleibt digital. Ein Klick, fertig und rechtssicher in verschiedensten Bereichen.

Einfach und bequem. Doch wo ist der Haken? Natürlich beim Preis – lassen Sie sich mal schocken, was so ein Adobe PDF-Signing-Zertifikat im Jahr kostet. Auch wenn es auf einem speziellen USB-Token ausgeliefert wird. Doch wie der Zufall es will, ist mir bei meiner letzten Recherche eine kostengünstige Alternative als Class3-Zertifikat über den Weg gelaufen. Gesehen – gekauft. Und zwar für gleich 3 Jahre. Und E-Mails kann ich selbstverständlich auch per S/MIME verschlüsseln.

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Nachtrag: SSL- und E-Mail-Zertifikate für Freiberufler und Privatpersonen

Und was ist aktueller Stand in Bezug auf meinen ursprünglichen Artikel? Gibt es etwas Neues und was habe ich letztlich selbst gemacht?

Weder Freiberufler noch Privatpersonen können ein SSL-Zertifikat mit EV (Erweiterter Validierung) beantragen – also ein Zertifikat, welches durch die grüne Adressleiste und die Anzeige des Zertifikatinhabers in Auge sticht. Wenn Sie wollen, können Sie versuchen, ein unternehmens-/organisationsvalidiertes Zertifikat zu erhalten. Es ist immer noch möglich – der Aufwand steht jedoch in keinem Verhältnis zum Nutzen. Schließlich sehen Sie in der Adresszeile keinen Unterschied zum domainvalidierten – der technische Schutz ist derselbe.

Die Schlußfolgerung für mich: Ich habe mich für ein domainvalidiertes Zertifikat entschieden. Und zwar für ein Multidomain-Zertifikat, mit dem ich die Datenübertragung von bis zu mehreren Domains zu meiner IP absichern kann – 3 Domains sind dabei bereits inklusive.

Und was gilt bei E-Mail-Zertifikaten? Auch hier gibt es Einschränkungen. Privatpersonen und Freiberufler können maximal ein Class3-Zertifikat erhalten. Das bedeutet, die Identität wird anhand von Ausweispapieren geprüft und dann wird auf Ihren Vor- und Nachnamen zertifiziert.

Und was ist, wenn Sie wie ich auch eine Unternehmensbezeichnung führen? Im Grund ist das kein Problem. Wenn Sie keine Mitarbeiter haben, verschicken Sie die E-Mails ja selbst im eigenen Namen. Und außerdem kommt bei Ihnen als Freiberufler der Name irgendwo in der offiziellen Bezeichnung auch vor wie bei mir:

1. Zeile = „IT-Büro Schindler“
2. Zeile = „Dipl.-Inf. (FH) Alexander Schindler“

Die Unternehmensbezeichnung können Sie jedoch in die Unterorganisation/Abteilung eintragen, was im Normalfall keiner sieht, aber bei Aufruf des Zertifikates sichtbar wird.

Meine Schlußfolgerung: Ich habe ein einfaches Class1-Zertifikat gekauft. Aber dann ist mir bei den aktuellen Recherchen ein „Schmankerl“ über den Weg gelaufen und ich habe gleich „zugeschlagen“ – für ganze 3 Jahre. Mehr dazu lesen Sie  bald in einem Artikel über PDF-Signierung.

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E-Mail-Verschlüsselung: Datenschutz in E-Mail-Clients

Meistens endet das Thema „Sicherer E-Mail-Versand“ aufgrund seiner Komplexität damit, daß nur die Datenübertragung zum bzw. vom E-Mail-Server mit geeigneten Mechanismen verschlüsselt (SSL/TLS) wird – immerhin. Denn nur zusammen mit der eigentlichen E-Mail-Verschlüsselung wird der E-Mail-Versand sicher.

Der Knackpunkt aber ist: Ist die E-Mail selbst nicht verschlüsselt, ist sie im E-Mail-Client online oder offline (Outlook, Thunderbird) problemlos lesbar. Und natürlich auch der Anhang. Auch für jemanden auf dem E-Mail-Server – wie wahrscheinlich auch immer das ist. Ich gehe erst gar nicht weiter auf POP3 oder IMAP ein.

Und das alles ist ein riesen Problem, was schnell vergessen wird. Sie geben sich größte Mühe, alle schützenswerten Daten auf Ihren Datenträgern/an Ihren Speicherorten ordungsgemäß zu behandeln. Aber Ihre Mails? Um dem Absender gegenüber nachweisfähig zu bleiben, können Sie nicht einfach die Anhänge löschen – was auch nicht in jedem Client geht. Zu Bedenken ist dabei auch mein folgender Artikel.

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