Einer meiner Kunden (ein „Nicht-Sport-Verein“) trat auf mich zu mit der Bitte, ihn bei der Auswahl und Einführung einer neuen Software zur Mitgliederverwaltung zu unterstützen. Die vor vielen Jahren in Ermangelung passender Software selbst programmierte Datenbankanwendung kam u. a. durch die Einführung eines neuen Rechnersystems/-netzwerks an ihre Mehrbenutzer-Grenzen. Seitens des Vereins wurde auch schon nach einer Alternative geschaut – leider erfolglos.
Ein interessantes Projekt – dachte ich mir – und willigte ein. Schließlich hatte ich bereits bei einem Projekt im Fundraising Erfahrungen mit Software zur Mitglieder-/Spenderverwaltung sammeln können. Konkret mit der FundraisingBox, die sich auf das digitale Fundraising spezialisiert hat und dafür natürlich auch Kontakte verwalten und mit Zahlungsvorgängen umgehen muss.
Dass meine Suche nach einer passenden Software letztlich aufgrund der wichtigsten Parameter so „einseitig“ auf nur ein Produkt hinauslaufen würde, hätte ich jedoch nicht gedacht. Auch nicht, dass ausgerechnet nur einer der gleich noch erwähnten Parameter die Auswahl so sehr einschränken würde – ich hätte eher Ausschlüsse aufgrund fehlender Funktionalitäten erwartet.
Heraus kam bei meiner Recherche nämlich nur ein Programm – der Vereinsmeister von GLS Software & Systeme. In der Network-Edition kostete er 2023 einmalig 495,00 EUR inkl. 3 Benutzern zzgl. 2 x 119,00 EUR für zwei weitere Benutzer und 78,00 EUR für das Dokumenten-Management-Multiuser-Add-On mit etwas CRM-Funktionalität.
Möglicherweise habe ich auch irgendeine andere, mögliche Lösung übersehen. Doch wenn ich oft insbesondere auf meine einfachsten Fragen nach „Was kostet das Ganze?“ und „Wie ist … als Funktionalität umgesetzt“ entweder gar keine Antwort oder nur unkonkrete Angaben erhalten habe, konnte ich diese Produkte auch gar nicht in die engere Auswahl nehmen. Um später überhaupt erst die benötigten Funktionalitäten und die Arbeitsweise testen zu können.
Und noch etwas: Vom Vereinsmeister gibt es für noch weniger Geld als Einzelplatz-Versionen auch noch eine Standard sowie Professional. Wobei ich persönlich den einmaligen Aufpreis für die Professional in jedem Fall „in Kauf“ nehmen würde. Habe ich auch – denn auch bei mir läuft eine Professional.
Doch was waren die so besonderen und ausschließenden Vorgaben?
- Es sollten ca. 6.500 Mitglieder verwaltet werden können, die vorher aus der alten Mitgliederverwaltung migriert werden müssen. Mit Tendenz zu ein paar mehr – aber auch nicht unbedingt weniger.
- Die Software sollte in einem Windows-Netzwerk laufen, welches auf einem Windows Terminal-Server basiert. Die Mitarbeiter greifen per VPN über RDP auf die Arbeitsplätze zu – ggf. auch außerhalb vom Büro.
- Die Mitglieder sollen nicht nur auf Kontaktebene verwaltet werden können (wie bei einem CRM) – es sollen auch alle Zahlungen per Banküberweisung, bar oder Lastschrift für Beiträge, Schreibkosten, Mahnungen usw. bearbeitet werden können. Diese Zahlungsdaten müssen initial auch aus der alten Anwendung migriert werden können.
- Die Einbindung einer (einfachen) Finanzbuchhaltung wäre schön. Oder zumindest die Möglichkeit einer Datenübergabe an eine Buchhaltungssoftware.
- Der Preis sollte überschaubar sein.
Meist nur maximal 4.000 Mitglieder
Ziemlich überrascht war ich, dass bereits der erste Punkt – die Anzahl der verwaltbaren Mitglieder – das Ausschlusskriterium für nahezu alle Angebote war, die vorab eine konkrete Kostenangabe machten. Hierbei hat sich dann auch wieder bewahrheitet: Wer keine Preise für eine konkrete abzugrenzende Leistung abgibt, wird zu teuer (und sagt deshalb vorab nichts). Und kostenlos taugt hierbei ebenfalls nicht.
Die Grenze der meisten Anwendungen mit überschaubarem Preis lag bei 1.000 Mitgliedern – „weitere“ konnten kostenpflichtig hinzugebucht werden bzw. waren dann in höheren und natürlich teureren Programmversionen enthalten. Etliche Angebote waren als Online-Versionen unbrauchbar (siehe Vorgabe) und sehr oft gab es auch eine Obergrenze an verwaltbaren Mitgliedern, wodurch eine Verwendung nicht möglich war (oft max. ca. 4.000 Mitglieder – warum auch immer genau diese Zahl). Wobei dies nicht immer offen kommuniziert, sondern teils mühsam erfragt werden musste.
Flexibel – aber teuer
Tatsächlich sehr flexibel waren hingegen die Produkte mit Preisen, die im 5-stelligen Euro-Bereich lagen. Der galt aber nur für die Anschaffung – hinzu kämen meist noch jährliche Service- und Updatepauschalen sowie die Kosten für die Flexibilität bei den so vielfältig möglichen Anpassungen. Letztere konnten zwar vorgenommen werden – aber leider nicht vom Benutzer selbst, sondern nur vom Anbieter. Eine unschöne Abhängigkeit.
Leider gab es bei diesen Produkten meist auch keine Möglichkeit für einen Test der enthaltenen/benötigten Funktionalität, um ggf. festellen zu können, dass die Software das Geld doch wert sein könnte. Es war halt alles schon bei der Installation sehr individuell und somit unmöglich. Letztlich war für den Verein aber eh der Preis das Hauptausschlusskriterium.
Der Vereinsmeister
Somit konnte ich erstmal nur eine einzige Software ins Auge fassen. Eine Version zum Testen habe ich auch erhalten, da ich bei datenbasierter Software vorab immer erst die Möglichkeiten des Datenimports prüfe (und auch des Exports). Denn während ein Verein mit 100 Mitgliedern viele Vorgänge ggf. nachträglich auch noch händisch erledigen kann, wird es bei 1.000 Mitgliedern schon aufwändiger. Und bei noch mehr Mitgliedern kann es eventuell sogar unmöglich sein. Deshalb müssen dafür Automatismen exisiteren und auch korrekt funktionieren.
Gemeinsam mit meiner Ansprechpartnerin im Verein konnten wir dann auch die wichtigsten Anwendungsfälle abbilden und waren uns sicher, dass auch alles anderes passen würde. Eine tiefgreifende Änderung der bisherigen Arbeitsweise hätte eh mit jeder neuen Software Einzug gehalten und wir haben den Vereinsmeister dann auch tatsächlich im Verein eingeführt.
Sollten Sie also grundlegend Interesse am Vereinsmeister haben, empfehle ich Ihnen, sich direkt vom Entwickler vorab beraten zu lassen – denn das wäre der einfachste Weg, um die grundlegende Eignung des Vereinsmeisters für Sie festzustellen. Dazu gibt es einen Kanal auf youtube mit einigen Videos. Und er kann Ihnen auch Partner-Unternehmen nennen, die Sie bei der Einführung der Software unterstützen könnten. Gerne können Sie natürlich auch mich ansprechen – insbesondere für die Datenmigration.
Was aber nicht heißen soll, dass es ohne externe Hilfe gar nicht klappen wird. Insbesondere diejenigen, die nicht zum ersten Mal eine Mitgliederverwaltung einsetzen, werden nicht vor große Hürden gestellt – denn die Nutzung der Software ist an den meisten Stellen selbsterklärend. Eine externe Unterstützung wäre m. E. deshalb erst ab einer größeren Anzahl Mitglieder sinnvoll bzw. nötig – insbesondere dann, wenn die Mitglieder- und Zahlungsdaten aus einem bestehenden System migriert werden sollen.
So geht’s weiter
In folgenden Artikeln werde ich detaillierter beschreiben, was aus meiner Sicht bei solch einer Mitgliederveraltung allgemein wichtig ist und wie es im Vereinsmeister umgesetzt wird. Und welche Dinge vorab bei der Einrichtung und dann im Verlaufe der Arbeit (unbedingt) berücksichtigt werden müssen.
Und ich werde auch erwähnen, wann man einen anderen Weg außerhalb des Vereinsmeisters gehen kann/sollte/muss. Denn letztlich hat nicht alles 100%ig gepasst – was aber auch mit den Eigenheiten des Vereins zu tun hat.
Und selbst wenn Sie den Vereinsmeister von vornherein für sich ausschließen: Nutzen Sie meine Ausführungen gerne für Ihre Suche nach einer anderen, besser auf Ihre Anforderungen passende Mitgliederverwaltung.