Aus gegebenem Anlass möchte ich mich doch mal zum Thema eines sicheren Datenaustausches äußern – hier auch gleich im Zusammenhang mit einer sicheren Dateiablage. Es geht dabei nicht zwangsweise um personenbezogene Daten, die eh besonders geschützt werden müssen – auch andere Informationen sollen oftmals nicht von Unbefugten gelesen werden dürfen.
Und es geht auch nicht um den großangelegten Datenaustausch innerhalb großer Unternehmen/Netzwerkinfrastrukturen ggf. über Standorte/Kontinente hinweg oder die Arbeit mit den übermittelten Daten unabhängig der eigenen Infrastruktur (wie bspw. die Nutzung von Microsoft Excel auf einem Server in der Cloud). Ich beziehe mich in meinen Ausführungen lediglich auf die Ab-und-Zu-Übergabe von Daten an jemand anderen, der dann in seiner eigenen Infrastruktur damit weiterarbeitet.
Der Anlass für mich liegt einerseits in einem aktuellen Projekt, bei dem „MoveIT“ als Datentransferlösung verwendet werden soll, die in der Vergangenheit durch ziemlich kritische Sicherheitslücken aufgefallen ist und für die erst kürzlich wieder eine solche Sicherheitslücke gemeldet wurde. Solch eine Lösung darf einfach keinerlei Sicherheitslücken aufweisen – weshalb ich diese auch keinesfalls ohne zusätzliche Schutzmaßnahmen verwenden würde. Und in einem anderen Projekt wird eine auf AWS basierende Datenaustauschlösung präsentiert, wo der Anbieter hoffentlich genau darauf achtet, dass die Dateien auch wirklich auf Datenservern in Rechenzentren abgelegt werden, wo die EU-DSGVO gilt.
Nachfolgend erläutere ich Ihnen meine Vorgehensweise, durch die es mir letztlich egal sein kann, wie Daten übertragen werden und welche Software zum Einsatz kommt. Verhindern, dass Daten auf Servern außerhalb der Gültigkeitsraumes der EU-DSGVO landen, kann ich dadurch, dass ich sie auf einem reinen Datenserver bei einem von mir ausgesuchten und beauftragten Anbieter und einer bewusst ausgesuchten Datentransfersoftware zum Download ablege, da ich aus Infrastruktur-Gründen keinen eigenen Datenserver betreiben kann. (Natürlich könnten Sie auch Ihre eigene Netzwerk-Infrastruktur bspw. verbunden mit einer Fernzugriffsmöglichkeit verwenden).
Diese Vorgehensweise müssen Sie und meine Infrastruktur können Sie bei einer Zusammenarbeit mit mir natürlich auch nutzen.
- Verschlüsseln auch Sie die Dateien vor dem Versand mit einem derzeit als sicher angesehenen und anerkannten Verschlüsselungsverfahren. Ich nutze aktuell AES-256 – also den „Advanced Encryption Standard“ mit 256-bit Schlüssellänge. Die Ergebnis-Datei liegt dann quasi zusätzlich auf Ihrem Dateisystem.
- Die Verschlüsselung ist integriert in auch im Unternehmenseinsatz kostenloser Container-/Komprimierungssoftware wie 7Zip oder 7z oder kostenpflichtiger Software wie bei WinZIP. Sie können also mehrere Dateien in solch einen ZIP-/7z-Container packen, die dazu auch komprimiert werden (können – denn Sie könnten die Komprimierung auch deaktivieren). Und Sie können sogar für jede Datei bestimmen, ob sie verschlüsselt werden soll oder nicht. Solch ein Container kann also sowohl verschlüsselte als auch unverschlüsselte Dateien enthalten – praktisch, weil dann Dateien, die gar nicht verschlüsselt übertragen werden müssen, direkt an Ort und Stelle sind (und bspw. nicht im Anhang einer E-Mail). Das Passwort sollten Sie natürlich nicht in eine solche unverschlüsselte Datei ablegen ;-).
- Durch diese Vorgehensweise sind die schützenswerten Daten auf dem Transportweg und insbesondere auch dann vor ungewünschtem Zugriff geschützt, nachdem sie der Empfänger vom Datenserver heruntergeladen und in seinem System abgespeichert hat.
- So schützen Sie bequem auch Daten in Dateiform, wenn Sie sie auf externen Datenträgern übergeben möchten oder – ganz allgemein gesagt – in einem Unternehmen oder noch allgemeiner in einem Netzwerk ablegen und vor ungewünschtem Zugriff schützen wollen.
- Das Passwort zum Entschlüsseln wird einfach auf einem persönlichen „Kommunikationskanal“ (E-Mail, Telefon, per Briefpost, ein Treffen) übermittelt.
- Beim 7z-Format haben Sie zusätzlich sogar die Möglichkeit, das Öffnen des Containers zur Ansicht des Inhaltes zu verhindern. Dadurch kann keiner, der das Passwort nicht kennt, in den Container schauen. Klingt verlockend – ist aber nicht immer das Gelbe vom Ei (ich mache das nicht beim Archivieren). Denken Sie an meine Aussage, wenn Sie in ein paar Jahren in Ihrem Archiv nach Informationen suchen und dann endlich den möglicherweise passenden Container gefunden haben. Wobei Sie bei fehlendem Passwort letztlich auch nicht mehr an die Dateien kommen – Ihnen aber Informationen wie Dateinamen und Datum/Uhrzeit geholfen hätten.
- Eine weitere Schutzebene ist der passwortgeschützte Zugriff auf die Datei oder den Ordner auf meinem Datenserver. Das Passwort kann je nach „Bequemlichkeitswunsch“ einmalig (für die Zeit der Zusammenarbeit), projektbezogen (je Auftrag) oder auch vorgangsbezogenen angelegt werden. Und ggf. auch ganz differenziert auf Benutzerebene.
Warum aber das Ganze, da es doch zusätzlichen Aufwand bedeutet? Weil das aktuelle „Haupt“-Schlagwort im Marketing, die „sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung“, mehrere Umsetzungsmöglichkeiten hat, die nicht immer zielführend für einen sicheren Datenaustausch und eine sichere Dateiablage sind. Und die guten Lösungen meist nicht kostengünstig sind.
- In den meisten Fällen ist lediglich die oben bereits erwähnte „Transportverschlüsselung“ gemeint (bspw. per HTTPS). Ihre ggf. unverschlüsselten Daten werden auf dem Übertragungsweg geschützt – liegen auf dem Zielserver dann aber völlig ungeschützt. Und auch nach dem Download liegen sie ungeschützt auf den Dateisystem des Empfängers. Ich verwende den Plural, weil heutzutage aus Sicherheits- und Performancegründen auf Hardware-Ebene mehrere Datenträger oftmals im RAID-Verbund betrieben werden (und als „ein Datenträger“ fungieren) und die Daten in Wirklichkeit automatisch auf mehrere Datenträger verteilt sind. Dazu kommen automatische Backups, wo die ungeschützten Dateien auf dem Zielsystem dann auch verteilt zu finden sind.
- Eine in diesem Zusammenhang erwähnte Zugriffkontrolle bezieht sich dabei meist nur auf einen Zugriffsschutz auf Ordner- oder Dateiebene auf dem verwendeten Datenserver – damit ist keine Verschlüsselung der Datei gemeint. Genaugenommen erlauben Sie damit lediglich bestimmten Personen den Zugriff – verhindern aber nicht einen unerwünschten Zugriff bspw. über Sicherheitslücken.
- Wenn Sie Softwareanwendungen für den Datentransfer nutzen, die bspw. auf Betriebssystemebene entwickelt wurden (bspw. für Windows, wo Sie sie als Anwendung von Ihrem Desktop aus starten), kann es wiederum auch bedeuten, dass in dieser Software zusätzlich ein Mechanismus zur automatischen Datei-Verschlüsselung eingebaut wurde. Dann nämlich wird tatsächlich eine verschlüsselte Datei über einen sicheren Übertragungsweg „vom Anfang bis zum Ende“ verschickt. Um diese Datei dann aber wieder zu entschlüsseln, benötigen Sie zwingend diese Software – denn wenn Sie solch eine Software insbesondere auch aus Bequemlichkeitsgründen nutzen, muss der Software das Passwort sowohl auf Absender- als auch Empfängerseite bekannt sein. Und dieser Bekanntgabe-Mechanismus kann auch unterschiedlich umgesetzt werden. Eines ist aber ziemlich sicher: diese Software wird in Netzwerkumgebungen mit großer Sicherheit ordentlich Geld kosten.
Vielleicht hilft Ihnen diese „Handwerkszeug“ (denn mehr ist es ja nicht) bei der Umsetzung eines vor fremden Zugriffen sicheren Datenaustausches.