… hat mir Google auf Seite 1 ganz weit oben mitgeteilt, als ich vor einiger Zeit begonnen habe, mich näher mit dem Thema „Software im Fundraising“ auseinanderzusetzen. Aus Sicht des ITlers und Datenexperten nahm ich es erst mal zur Kenntnis – wunderte mich aber, was denn da so lange dauern kann. Schließlich kannte ich mich in dieser Branche noch nicht so gut aus. Aber warum ist dem so?
- Eine Fundraising-Software stellt vielfältige Funktionen rund um das Fundraising bereit und soll den eigentlichen Arbeitsalltag der Beteiligten erleichtern. Im Zentrum steht neben der Vereinfachung der Kommunikation mit den Spendern natürlich auch die Verwaltung der Spenden.
- Wird eine solche Software zum ersten Mal benutzt, müssen alle neu Beteiligten in die Bedienung eingeführt werden. Dem einen fällt das leichter, dem anderen schwerer. Dennoch müssen alle auf demselben Level sein – insbesondere dann, wenn mehrere Personen gemeinsam mit der Software arbeiten werden. Also kann es bereits hier länger dauern.
- Diese Einführung wird meist vom Anbieter der Software oder dessen Partnern durchgeführt. Das kostet Geld, Zeit und muss terminiert werden. Doch nicht immer lässt sich diese Einführung zeitnah durchführen – bspw. dann nicht, wenn sich kein gemeinsamer Termin finden lässt (warum auch immer). Und schon verzögert es sich auch hier.
- Entweder starten Sie bei Null ohne einen bestehenden Spender- und Spendenbestand und können quasi sofort loslegen. Oder in die Fundraising-Software müssen initial alle benötigten Daten übertragen werden (Personendaten mit Anschrift, Kontaktinformationen, Spenden). Dafür benötigen Sie in jedem Fall einen Spezialisten – bspw. wieder den Anbieter der Software, dessen Partner oder einfach einen unabhängigen Datenexperten. Denn hier können schnell zu viele Fehler gemacht werden, die im Nachgang schwer oder sogar gar nicht mehr zu korrigieren sind. Hoffentlich hat solch ein Spezialist überhaupt Zeit für Sie – ansonsten verschiebt sich auch hier alles weiter nach hinten.
- Im Arbeitsalltag erfolgt dann die Pflege dieser Daten – entweder manuell oder eben durch automatisierte Vorgänge, wofür die Software schließlich angeschafft wurde. Bestehende Informationen werden aktualisiert (bspw. ein digitaler oder realer Umzug) und neue kommen hinzu (Spender, Transaktionen, Kommunikation). Hier zeigt sich dann, wie gut die Einführung für alle Beteiligten war und natürlich wie gut die Software im Alltag tatsächlich funktioniert. Eventuell muss weiter geschult werden – und wieder vergeht Zeit.
Um solche „Langläufer“ zu vermeiden, sollten Sie als Projektleiter/als Projektleiterin vorab einige Punkte beachten .
- Denken Sie stets daran, dass neben dem eigentlichen Fundraiser/der eigentlichen Fundraiserin bei der Nutzung einer Fundraising-Software viele tatsächlich grundlegend „tätigkeitsverschiedene“ Rollen zu besetzen sind. Fehlt ein Profi für eine dieser Rollen in Ihrem direkten Umfeld oder in der jeweiligen Institution, kommen Sie nicht um extern Hilfe herum.
- Die Stärken des Fundraisers/der Fundraiserin sollten hauptsächlich in der Konzipierung und Umsetzung von Fundraising-Kampagnen und in der Kommunikation mit allen Beteiligten (Spender, Auftraggeber) liegen. Er oder sie sollte auch erfahren im Umgang mit einem IT-System sein – schließlich ist er oder sie auch an der Arbeit in der Software beteiligt. Wobei er oder sie in den meisten Fällen neben dieser Kerntätigkeit gar keine Zeit haben wird, intensiv in der Software oder an anderen Stellen mitzuarbeiten. Dafür sind dann die anderen zuständig.
- Sie benötigen einen verlässlichen Datenexperten – wie mich. Einen der weiß, was er tut und bereit ist, eventuell doch vorhandene Wissenslücken in Eigenregie auszumerzen. Und der auch tatsächlich Zeit für Sie hat – und das nicht nur zu Beginn des Projektes. Er wird sich bspw. um den initialen Import von Daten, die regelmäßige Datenpflege und – wenn nötig – um die Arbeit mit den Daten außerhalb der Software bspw. für Print-Mailings kümmern. Die Datenbasis ist recht komplex und Sie können schnell in eine verzwickte Lage geraten, aus der Sie selbst nicht mehr herauskommen – gerade bei Fundraising-Software, die Sie selbst betreuuen müssen. Denn stimmt die Datenbasis nicht, stimmen auch die Ergebnisse nicht.
- Am besten aus Ihrem direkten Umfeld oder der jeweiligen Institution sollte jemand einfach nur für den Arbeitsalltag kommen, der sich hauptsächlich um die unbedingt regelmäßige Pflege von Kontakten, Kommunikation und Spenden kümmert. Beim digitalen Fundraisung werden Sie noch jemanden fürs Web brauchen und für Print-Mailings noch jemanden fürs Print-Design. Das I-Tüpfelchen ist dann noch jemand mit Kenntnissen über die Weiterverarbeitung der Printsachen und die Möglichkeiten bspw. im Lettershop – mit Glück ist das bereits eine der genannten Personen.
- Je nach Größe des Projektes oder Anzahl der betreuten Projekte brauchen Sie möglicherweise sogar mehr als nur einen der Spezialisten je Gebiet. Doch das ist vorab schwierig abzuschätzen – und deren Zusammenarbeit wird wahrscheinlich noch schwieriger umzusetzen sein.
Ein hinzugezogener Profi wie ich sollte stets in der Lage sein und m. E. auch das Bedürfnis haben, mit allen Beteiligten zu kommunizieren und so das gesamte Projekt voranzutreiben – und nicht nur seinen eigenen Bereich. Und er wird in den meisten Fällen auch nur für einen begrenzten Zeitraum tätig. Denn ich versuche alles möglichst so umzusetzen, dass ich nur eine Starthilfe biete und Sie als mein Auftraggeber im Anschluss intern selbst alle Aufgaben erledigen können. Das wird einerseits nicht immer gehen und andererseits vielleicht auch gar nicht gewünscht sein. Dann aber um so besser für mich – denn ich unterstütze Sie gerne weiter.
Sollten Sie also Hilfe bei der Einführung Ihrer Software benötigen, können Sie mich gerne kontaktieren. Ich werde Ihnen sicherlich helfen können – auch wenn ich nicht jede Software der Branche kenne.