Für die Auftagsabwicklung, die unterjährige Kommunikation mit dem Finanzamt (Umsatzsteuer usw.) und meine „kleine“ Buchhaltung (müsste ich als Freiberufler eigentlich nicht) nutze ich seit mehreren Jahren Lexware büro easy (plus). Für die „plus“ habe ich mich vor zwei Jahren entschieden, um bei Bedarf auch Reisekosten verwalten zu können.
Die Software deckt ziemlich genau meine Anforderungen ab und funktioniert nach etwas Einarbeitung wie sie soll. Und ist auch ausreichend anpassbar. Aber richtig gruselig fand ich seit der ersten Benutzung die enthaltenen internen Belegvorlagen. Ein wichtiger Grund, diese nicht zu verwenden, war die fehlende einfache Anpassbarkeit an meine eigenen Unternehmensdokumente. Also blieb nur die Möglichkeit über eine Word-Vorlage.
Die war schnell umgesetzt. Doch dann stellte sich heraus, dass ich für jeden einzelnen von mir verwendeten Beleg (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung durch Überweisung, Rechnung durch Barzahlung [ist noch nie eingetroffen], Mahnung) eine eigene Vorlage erstellen und insbesondere verwalten muss. Und bei evtl. notwendigen Änderungen aktuell insgesamt vier Vorlagen anpassen muss. Andererseits auch beim Erstellen der Belege genau aufpassen muss, die richtige Vorlage zu wählen.
Ich selbst schreibe aufgrund meiner Dienstleistungen/Projektstruktur nicht viele Belege. Aber mein Ergeiz war geweckt – auch, um mich mal mit Microsoft Word-Vorlagen auseinandergesetzt zu haben. Neben Microsoft Word (Version nach 2007) nutze ich den Adobe Acrobat für die Generierung der PDF. Folgendes habe ich über VBA umgesetzt/programmiert:
- Vorab: Alle meine Belege übergebe ich stets in Form einer PDF/A-kompatiblen PDF-Datei, die ich per Adobe Acrobat per Passwort veränderungsgeschützt aus Microsoft Word erstelle. Durch die Verwendung des Adobe Acrobat kann ich im Gegensatz zu Microsoft Word Vorfeld detailliertere Einstellungen für das entstehende PDF-Dokument machen. (Demnächst schreibe ich sicherlich noch ein Beitrag zum Thema PDF/A und die fehlende Unveränderbarkeit.)
- Es gibt nur eine Vorlage für die von mir verwendeten vier (fünf) Belege, in der sämtliche notwendigen Texte enthalten sind. Bei der Erstellung des Dokumentes in Microsoft Word frage ich den Typ des Beleges ab (bei mir in der Belegnumer hinterlegt, um Belege schnell unterscheiden zu können) und „deaktiviere“ damit die nicht gewünschten Textpassagen.
- Ich habe mein Briefpapier hinterlegt und den Aufbau und die Tabellenstruktur meinen Vorstellungen entsprechend angepasst. Also bspw. auch die Summenzeile mit Ausweisung der Mehrwertsteuer in Abhängigkeit von B2B- oder B2C-Kunden.
- Die Briefanrede wird in Abhängigkeit des hinterlegten Ansprechpartners generiert. Ich spreche entweder konkret die Person oder unpersönlich über „Sehr geehrte Damen und Herren“ an.
- Es gibt Passagen, die nur in Einzelfällen erscheinen sollen und so wichtig sind, dass sie bereits in der Vorlage enthalten sind. Es ist ergonomischer, diese zu löschen als neu einzutippen – aber auch letzteres ist so möglich. So „hoffe ich auch Zufriedenheit beim Kunden und freue mich auf die zukünftige Zusammenarbeit“ bisher nur, wenn ich für einen Kunden erstmalig tätig geworden bin. Bei Folgeaufträgen lösche ich diese Passage vor der PDF-Erstellung einfach heraus.
- Dann frage ich noch ab, ob der Beleg per Post oder per E-Mail verschickt werden soll. Im letzten Fall vermerke ich die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse im Dokument. Dadurch kann ich den PDF-Beleg öffnen, bei Bedarf auf den Link klicken und die E-Mail verfassen. Ich nutze dafür auch meinen E-Mail-Client, den ich für die gesamte Unternehmenskommunikation verwende. Ansonsten verwende ich natürlich eine bereits geschriebene Rechnungsmail wieder, ändere sie und hänge die neue Rechnung einfach an.
Sollten Sie also auch Interesse an solch einer individuellen Vorlage haben, können Sie mich gerne unter info@it-schindler.de kontaktieren. Ein Beispiel meiner Belege würden Sie anhand meines Angebot sehen. Sämtliche Texte, das Layout uvm. wären auch im Nachgang von Ihnen selbst anpassbar. Sie dürften nur eine bestimmte Grundstruktur nicht verändern – also die verwendeten Seriendruckfelder und bestimmte Einstellungen in Ihrem PDF-Generator.
Seit Erstellung der aktuell von mir genutzten Vorlage vor über 3 Jahren habe ich trotz etlicher Updates von Lexware büro easy keine Probleme gehabt.
Ich denke, dass die Vorgehensweise bzw. die Machbarkeit auch bei anderen Lexware-Produkte gegeben ist. Dennoch müssten wir vorab testen, ob alles auch unter Ihren anderen Systemvoraussetzungen funktioniert. Oder ob allgemein Anpassungen gemacht werden müssen/sollten bzw. welche Alternativen es bspw. beim PDF-Generator gibt.