Die Einführung einer Fundraising-Software dauert gewöhnlich ein Jahr …

… hat mir die Projektleiterin gesagt, die das auch von anderen Projektleitern so gehört hat. Mit genau dieser Aussage wurde ich vor einiger Zeit zu Beginn des Projektes konfrontiert. Damals nahm ich sie einfach nur zur Kenntnis – wunderte mich aber, was denn da so lange dauern kann. Schließlich kannte ich mich in dieser Branche noch nicht so gut aus.  

Das betreffende Projekt läuft nun seit einiger Zeit. Und läuft. Und ist nach mehr als 7 Monaten tatsächlich immer noch nicht fertig umgesetzt. Im Nachgang erscheint mir obige Aussage daher eher wie eine Ausrede als die Feststellung einer allgemeingültigen Tatsache. Sie zeigt in meinen Augen einfach nur, dass das Projekt von den falschen Leuten oder von den richtigen Leuten – aber auf eine falsche Art und Weise – durchgeführt wird.

  • Eine Fundraising-Software stellt vielfältige Funktionen rund um das Fundraising bereit und soll den eigentlichen Arbeitsalltag der Beteiligten erleichtern. Im Zentrum steht dabei eine Vereinfachung der Kommunikation mit den Spendern.
  • Wird – wie im betroffenen Projekt – zum ersten Mal eine solche Software benutzt, müssen ihr initial alle benötigten Daten übergebenen werden (Personendaten mit Anschrift, Kontaktinformationen, Spenden).
  • Im Arbeitsalltag erfolgt dann die Pflege dieser Daten – entweder manuell oder insbesondere durch automatisierte Vorgänge (dafür wurde die Software schließlich angeschafft). Bestehende Informationen werden aktualisiert (bspw. ein digitaler oder realer Umzug) und neue kommen hinzu (Spender, Transaktionen, Kommunikation).

Stimmt diese Datenbasis als „Eingabe“ nicht, kann auch keine vernünftige „Ausgabe“ erfolgen. Weder in der Auswertung (Projekteauswertung, Spendenquittungen) noch bei der Pflege. Ebenso wenig beim externen Einsatz der Daten bspw. bei konventionellen Print-Mailings. Und wird nicht von Anfang an darauf geachtet, Fehler zu vermeiden, werden Korrekturen im Nachgang oft sehr aufwändig oder in Einzelfällen sogar unmöglich.

Was können Sie als Projektleiter/als Projektleiterin tun, um solche „Langläufer“ zu vermeiden?

  • Denken Sie stets daran, dass neben dem eigentlichen Fundraiser/der eigentlichen Fundraiserin bei der Nutzung einer Fundraising-Software viele grundlegend „tätigkeitsverschiedene“ Rollen zu besetzen sind – bspw. ein Datenprofi für den initialen Import von Daten bzw. die Datenpflege sowie jemand „einfach nur“ für den Arbeitsalltag. Aber evtl. auch jemand fürs (Web)-Design. Und sicherlich auch viele mehr.
  • Fehlt eine dieser Rollen in Ihrem Umfeld, sollten Sie sich unbedingt Hilfe von Profis holen. Denn insbesondere die Datenbasis ist recht komplex und Sie können schnell in eine verzwickte Lage geraten, aus der Sie selbst nicht mehr herauskommen – gerade bei Software, die Sie selbst betreuuen (bspw. über die FundraisingBox).
  • Ein guter Fundraiser/eine gute Fundraiserin kann zwar auch gut im Umgang mit einem IT-System sein – wird aber nicht zwangsweise gut im Umgang mit digitalen Daten sein. Die Stärken sollten in jedem Fall in der Konzipierung und Umsetzung von Fundraising-Kampagnen und in der Kommunikation mit allen Beteiligten (Spender, Auftraggeber) liegen.
  • Ein hinzugezogener Profi wie ich wird in den meisten fällen auch nur für einen begrenzten Zeitraum tätig. Und ganz wichtig: Er sollte in der Lage sein und auch das Bedürfnis haben, mit allen Beteiligten zu kommunizieren und so das gesamte Projekt voranzutreiben – und nicht nur seinen eigenen Bereich. Denn ich bin nämlich tatsächlich der Meinung, dass ein Teil meiner Tätigkeit sein sollte, dass ein Auftraggeber im Anschluss intern selbst alle Aufgaben erledigen kann – so er denn will. Und ich quasi nur eine Art Starthilfe gebe. Das wird nicht immer gehen und auch nicht immer gewünscht sein – dann aber um so besser für mich.

Sollten Sie also Hilfe bei der Einführung Ihrer Software benötigen, können Sie mich gerne kontaktieren. Ich werde Ihnen sicherlich helfen können – auch wenn ich nicht jede Software der Branche kenne.